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Mit diesem Rezept setzen wir unsere Reihe "Word-Felder" fort mit den Feldern der Kategorie Index und Verzeichnisse.
Mit diesen Feldern definieren Sie Einträge für verschiedenartigste Verzeichnisse.
Die Felder dieser Kategorie sind besonders wichtig für lange, strukturierte Dokumente wie Schulungsunterlagen, Handbücher u. ä., die Inhalts-, Abbildungs-, Quellen- und Index-Verzeichnisse enthalten sollen.
Word 2000 ermöglicht Ihnen praktisch unbegrenzte Flexibilität beim Erstellen von Verzeichnissen.

Bitte beachten Sie, dass unsere Rezepte für den Einsatz von Word 2000 bestimmt sind. Die Funktionalität bei Word 97 und Word 95 (Versionen 7 und 8) ist zwar oft ähnlich, aber nicht immer identisch, auch gab es in früheren Versionen nicht alle Feldarten der Kategorie "Index und Verzeichnisse".
Insbesondere bei den Feldarten werden in Word 2000 nun die englischen Bezeichnungen verwendet, um die Internationalisierung von Programm und Dokumenten zu unterstützen. Wir geben die deutschen Feldnamen jeweils in Klammern unterhalb des englischen Begriffs an.
Zur Erinnerung:
Feldbefehle

Einfügen eines Feldes
Menübefehl Einfügen/Feld oder selbst mit Taste F9 Feldklammern erzeugen und die Feldfunktion eintragen.
Feld aktualisieren
Taste F9
Anzeige umschalten
Sie schalten die Anzeige zwischen der Feldfunktion und dem Inhalt um mit Tastenkombination Umschalt(Shift) + F9.
Felder anspringen
Mit F11 springen Sie zum nächsten Feld, mit Umschalt(Shift)+F11 zum vorherigen.
Feldfunktion ersetzen durch den aktuellen Inhalt
Wenn Sie die Feldfunktion aufheben wollen, d. h. das Feld durch seinen aktuellen Inhalt ersetzen (und nie mehr aktualisieren) wollen, dann drücken Sie Strg+Umschalt(Shift)F9.

Feldarten:
Index und Verzeichnisse
INDEX
(Index )
Dieses Feld erzeugt ein Verzeichnis von Einträgen, die mit dem Feld XE (Index-Entry = Eintrag) definiert wurden, d. h. ein Register- oder Stichwortverzeichnis für ein langes Dokument.
Das Feld INDEX hat viele Optionen, die beeinflussen, wie ein Index erzeugt und dargestellt wird. Sehr viel komfortabler funktioniert die Erstellung mit dem Dialog Index und Verzeichnisse, in dem Sie die Optionen einfach per Mausklick auswählen.
Auch das Generieren eines Index (Stichwortverzeichnisses) über mehrere Dokumente hinweg ist möglich, indem Sie RD-Felder oder Zentraldokumente verwenden.
Syntax des Feldes:
{ INDEX [\b Textmarke] [\c Spalten] [\d "Trennzeichen"] [\e "Trennzeichen"] [\f "Bezeichner"] [\g "Trennzeichen"] [\h "Überschrift"] [\l "Trennzeichen"] [\p "Bereich"] [\r ] [\s "Sequenz"]
Schalter Beschreibung
\b Word legt nur einen Index für den Bereich des Dokumentes an, dem Sie Textmarke zugewiesen haben.
\c Durch Angabe einer Zahl zwischen 1 und 4 nach dem Schalter \c legen Sie die Anzahl der Spalten für den Index fest.
\d Mit diesem Schalter definieren Sie eine max. 5 Zeichen lange Folge von Trennzeichen, die im Index die Folgenummern von den Seitenzahlen trennt, wenn Sie zusätzlich den Schalter \s einsetzen.
\e Analog trennt die nach \e definierte, ebenfalls max. 5 Zeichen lange Folge von Trennzeichen die Indexeinträge von den zugeordneten Seitenzahlen.
\f Word legt einen Index an, der nur auf Einträgen basiert, die mit dem Feld XE (Index-Entry) eingefügten Einträgen des Eintragstyps Bezeichner beteht.
\g Max. 5 stelliges Trennzeichen, das Word bei der Angabe von Seitenbereichen zwischen die erste und letzte Seite setzt. Als Default (Standard-Trennzeichen) wird das Zeichen - gesetzt.
\h Dieser Schalter trägt zwischen den alphabetischen Kategorien des Index Überschriften ein, die mit der Formatvorlage Indexüberschrift formatiert sind. Der Parameter "A" sorgt dann z. B. dafür, dass vor jede Kategorie ihr Anfangsbuchstabe als Überschrift eingesetzt wird.
\l Zusammen mit diesem Schalter können Sie ein max. 5 Zeichen langes Trennzeichen definieren, das die Seitenangaben eines Eintrags, der auf mehreren Seiten gefunden wird, trennt. Der Defaultwert ist Komma + Leerzeichen.
\p Mit diesem Schalter können Sie einen Index auf die im Bereich angegebenen Buchstaben limitieren. Der Parameter "A-G" würde nur Einträge berücksichtigen, deren Anfangsbuchstaben "A", "B" ... bis "G" lauten. Bei Setzen eines Ausrufezeichens (!) am Bereichsanfang werden auch Sonderzeichen im Index beachtet.
\r Untereinträge werden in dieselbe Zeile gesetzt, in der auch der Haupteintrag steht. Dabei wird nach dem Haupteintrag ein Doppelpunkt (:) gesetzt, und die Untereinträge werden durch Semikolon getrennt.
\s Mit diesem Schalter definieren Sie eine Folgebezeichnung, die vor jede Seitenangabe als Folgenummer gesetzt wird.
Hinweis: Nachdem in einem Dokument mit Index-Verzeichnis Änderungen vorgenommen wurden, die den Seitenumbruch beeinflussen, muss der Index aktualisiert werden (Taste F9), damit die Seitenzahlen neu ermittelt und angezeigt werden.
Wenn Sie mit Verzeichnissen arbeiten, ist auf jeden Fall zu empfehlen, dass Sie das Kontrollkästchen "Felder aktualisieren" bei den Druckoptionen aktivieren. Dann werden Verzeichnisse und andere Felder auf jeden Fall vor dem Ausdruck des Dokumentes von Word neu ermittelt.
RD
(RD = "read")
Mit diesem Feld legen Sie den Namen einer Datei fest, die Word beim Anlegen eines Verzeichnisses berücksichtigen soll.
Syntax: { RD "Dateiname" }
Damit integrieren Sie ein externes Dokument in das Verzeichnis des aktuellen Dokumentes.

Wenn Sie zusätzlich zum Dateinamen Verzeichnisse mit angeben, trennen Sie diese Angaben durch zwei "Backslashes": \\.
Bei den eingebundenen Dokumenten müssen Seitenzahlen manuell formatiert werden (Anfangsnummern), damit die Seitenangaben in den Verzeichnissen stimmen.
TA
(NEU!)
Festlegen eines Eintrags für ein Rechtsgrundlagenverzeichnis. Mit Hilfe dieses Feldes können Sie nicht nur Rechtsgrundlagen indizieren, sondern Verzeichnisse beliebiger Elemente erstellen.
Syntax: { TA [\b] [\c "Kategorie"] [\i] [\l "Langes Zitat"] [\r "Textmarke"] [\s "Kurzes Zitat"]
Schalter Beschreibung
\b = bold. Fettdruck der Seitenzahlen des Verzeichnisses.
\c Hinter diesem Schalter definieren Sie die Kategoriennummer. diese Zahl entsprichte der laufenden Nummer der Kategorie aus dem Dialog Index und Verzeichnisse im Menü Einfügen, Registerkarte "Rechtsgrundlagenverzeichnis" (Fälle = 1, Statuten = 2, ..).
\i = italic. Kursivdruck der Seitenzahlen des Verzeichnisses.
\k Hinter diesem Schalter übergeben Sie als Parameter den langen Eintrag für das Verzeichnis. Dieser Eintrag steht auch im Dialog Zitat festlegen.
\r Mit diesem Schalter ordnen Sie dem Feld für das Verzeichnis als Seitenazhlangabe den in Textmarke definierten Seitenbereich zu.
\s Hinter diesem Schalter übergeben Sie als Parameter den kurzen Eintrag für das Verzeichnis. Dieser Eintrag steht auch im Dialog Zitat festlegen.
TC
(Inhalt (Inhaltsverzeichnis-Eintrag))
Festlegen eines Eintrags für ein Verzeichnis.
Syntax: { TC "Text" [\f Typ] [\l Ebene] [\n]
Mit diesem Feld definieren Sie einen Eintrag für das Inhaltsverzeichnis. Als Parameter "Text" übergeben Sie die Zeichenfolge, die für den Eintrag im Verzeichnis stehen soll.
Hinter dem Schalter \f definieren Sie den Eintragstyp, bestehend aus einem Buchstaben. So können Sie unterschiedliche Verzeichnisse erstellen. Um zum Beispiel ein Verzeichnis von Tabellen im Dokument zu erhalten, weisen Sie jeder Tabelle den Schalter "\f t" zu. Dann fügen Sie ein Verzeichnis ein, indem Sie im Dialog "Optionen für Abbildungsverzeichnis" im Feld Erkennungszeichen den Buchstaben, den Sie für Typ gewählt haben (in unserem Beispiel t) einstellen.
Über den Schalter \l ordnen Sie einem Inhaltsverzeichnis-Eintrag die Verzeichnisebene zu. Wenn Sie ein Verzeichnis einfügen, das nicht auf Überschriften (mit den Formatvorlagen für Überschriften) basiert, sondern zum Beispiel auf einen Eintragstyp, den Sie mit dem Schalter \f zugewiesen haben, behandelt Word die Einträge, als ob ihnen eine Formatvorlage Überschrift [Ebene] zugeordnet wäre.
Der Schalter \n veranlasst Word für den Eintrag keine Seitenzahl anzuzeigen.
Um aus allen Einträgen ein Verzeichnis anzulegen, wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Index und Verzeichnisse.
TOA
(NEU!)
Anlegen eines Rechtsgrundlagenverzeichnisses
Syntax: { TOA [\b Textmarke] [\c Kategorie] [\d "Trennzeichen"] [\e "Trennzeichen"] [\f] [\g "Trennzeichen"] [\h] [\l "Trennzeichen"] [\p] [\s "Bezeichner"] Dieses Feld TOA legt auf Grundlage der mit TA eingefügten Einträge an Hand von Formatvorlagen / Überschriftsebenen ein Verzeichnis an.
Alle hier möglichen Schalter und deren Parameter wurden bei anderen Feldern dieser Kategorie bereits behandelt.
Schnell und komfortabel fügen Sie das gewünschte Verzeichnis ein, indem Sie im Menü Einfügen den Befehl Index und Verzeichnisse und die Registerkarte Rechtsgrundlagenverzeichnis wählen.
TOC
(Verzeichnis (Inhaltsverzeichnis))
Anlegen eines Inhaltsverzeichnisses
Syntax: { TOC [\a "Bezeichner"] [b "Textmarke"] [\c "SeqBezeichner"] [\d "Trennzeichen"] [\f "EintragBezeichner"] [\h] [\l "Ebenen"] [\n "Ebenen"][\o "Überschriften"] [\p "Trennzeichen"] [\s "Bezeichner"][\t "Formatvorlage, Ebene, Formatvorlage, Ebene,..."] [\w] [\x] [\z] Das Feld TOC (table of content) legt auf der Basis der mit dem Feld TC (Inhaltsverzeichnis-Eintrag) eingefügten Einträge an Hand von Formatvorlagen oder mit Überschriftsebenen ein Inhaltsverzeichnis an.
Schalter Beschreibung
\a Mit diesem Schalter erstellen Sie ein Verzeichnis, das ausschließlich auf den mit dem Feld Seq nummerierten Einträgen des Typs Bezeichner basiert, und Kategorien und Nummerierungen der Beschriftungen außer Acht lässt. (Sie fügen ein Seq-Feld ein, wenn Sie eine Beschreibung mit dem Befehl Einfügen-Beschriftung vornehmen.)
\b Mit diesem Schalter erstellen Sie ein Verzeichnis ausschließlich über den mit Textmarke definierten Dokumentbereich.
Schalter Beschreibung
\c Mit diesem Schalter erstellen Sie ein Verzeichnis, das ausschließlich auf den mit dem Feld Seq nummerierten Einträgen des Typs SeqBezeichner basiert. (Sie fügen ein Seq-Feld ein, wenn Sie eine Beschreibung mit dem Befehl Einfügen-Beschriftung vornehmen.)
\d Trennzeichen zur Trennung der Folgenummern von den Seitenzahlen bei zusätzlicher Verwendung von \s.
\f Mit diesem Schalter erstellen Sie ein Verzeichnis, das ausschließlich auf den mit dem Feld TC definierten Einträgen des Typs EintragBezeichner basiert.
\h Hyperlinks für Einträge und Seitenzahlen.
\l Verzeichnis, das ausschließlich auf den mit TC spezifizierten Einträgen des Typs Ebenen basiert. .
\o Verzeichnis, das sich an den Überschriftformatvorlagen orientiert und die Überschriftebenen berücksichtigt: Überschriften. Zahl oder einen Bereich ("1-2")
\s Nachdem Sie mit diesem Schalter eine Folgebezeichnung "Bezeichner" definiert haben, wird vor jede Seitenangabe im Inhaltsverzeichnis die Folgenummer gesetzt.
\t Für selbst definierte Formatvorlagen.
\w Übernahme der Tabstopp-Einträge in Tabelleneinträgen.
\x Übernahme der Zeilenendemarken in Tabelleneinträgen.
\t Ausblendung der Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis in der Web-Layoutansicht.
XE
(XE (Indexeintrag))
Festlegen eines Eintrags für einen Index
Syntax: { XE "Text" [\b] [\f "Typ"] [\i] [\r "Textmarke"] [\t "Text"]
Das Feld XE (Indexeintrag) definiert einen Eintrag für den Index.

Als Parameter "Text" übergeben Sie den Inhalt, den Word in den Index aufnehmen soll. Sie trennen den Haupteintrag mit Doppelpunkt vom Untereintrag.
Der Schalter \b formatiert die Seitenzahl des Eintrags fett.
Hinter dem Schalter \f definieren Sie einen Eintragstyp, um mit dessen Hilfe unterschiedliche Verzeichnisse aufzubauen (Literaturverzeichnisse u. ä.).
Der Schalter \i formatiert die Seitenzahl kursiv.
Mit \r legen Sie einen mit Textmarke zugewiesenen Seitenbereich fest.
\t übernimmt statt einer Seitenangabe den "Text" in den Index.
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