Aktuelle Word-Rezepte: Schriftverkehr organisieren

Karin Schmitt TeleProjekte

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Aktuelle Word-Rezepte

Ruhige Zeiten nutzen: Organisieren Sie Ihren Schriftverkehr
mit "Fertig-Vorlagen" für den Geschäftsalltag!

Word-Vorlagen für alle Situationen

Beim Geschäftsbrief ist nicht nur das Layout, sondern ganz besonders der Inhalt ein wichtiger Teil Ihrer Corporate Identity. Der Text soll immer empfängerfreundlich formuliert sein - auch wenn gerade Hektik herrscht, und Sie nicht die Ruhe und Konzentration finden, nach den richtigen Worten zu suchen.

Warum gute Formulierungen immer wieder neu erfinden?

Viele Geschäftsvorgänge sind "Standard". Sie wiederholen sich häufig und gehören zum Alltag. Oft denkt man sich "das gab's doch erst?", und macht sich in den Tiefen der Festplatte auf die Suche. Wenn viel geschrieben wird, braucht die Suche Zeit. Ist das Dokument gefunden, passt es doch nicht richtig. Es muss für die aktuelle Situation geändert werden. Leicht bleiben Fehler unbemerkt.

Fertig-Vorlagen

Gute Fertig-Menüs schmecken immer besser, als unter Zeitdruck lieblos Aufgewärmtes ... Genauso ist es mit Fertig-Vorlagen: Wenn einmal die richtigen, freundlichen und modernen Formulierungen gefunden sind, organisieren Sie Ihren Schriftverkehr und bedienen Sie sich einfach, zum Beispiel für:

die Beantwortung von Bewerbungen (negativ und positiv)
Terminvereinbarung
Mitteilung eines Liefertermins
Bitte um Terminverlängerung
Entschuldigung bei fehlerhafter Lieferung
das erste Schreiben an einen Interessenten
die höfliche Zahlungserinnerung …

Aber auch interne Abläufe lassen sich erleichtern, wenn Vorlagen vorbereitet werden:

Urlaubs- und Reiseantrag
Einladung zur Besprechung ...

Die Vorteile:

Fertig-Vorlagen lassen sich leicht verwenden. Auch von ungeübten Word-Anwendern. Neue Mitarbeiter und Aushilfen erledigen einfach den Schriftverkehr, selbst wenn sie mit Geschäftsabläufen noch nicht vertraut sind. Sie benötigen nur die Angabe, welche Vorlage eingesetzt werden soll.
Gleichbleibendes Layout und gleichbleibende Qualität. Das Dokument ist bereits fertig eingerichtet. Nur an Stellen, wo individuell Angaben zu machen sind, wie zum Beispiel bei Empfängeradresse und persönlicher Anrede, Bezugszeichen und Terminangaben wird ergänzt.

Eigene Fertig-Vorlagen einrichten: Word-Formulare

In dieser Beschreibung gehen wir davon aus, dass Sie bereits eine Briefvorlage verwenden, die bis auf die Elemente, die zu Ihrem Corporate Design gehören, wie z. B. Logo, Absender, Fußzeilen, Informationsblock oder Bezugszeile… leer ist.

Um zum Beispiel die Vorlage "Entschuldigung Lieferfehler" eines Möbelhauses einzurichten und zur Verfügung zu stellen, gehen Sie so vor:

Wählen Sie in Word aus dem Datei-Menü den Befehl "Neu…"
Suchen Sie Ihre Briefvorlage als Vorlage, mit der begonnen werden soll.
Wählen Sie bei "Neu erstellen" nicht "Dokument" sondern die Option "Vorlage".

Die neue Vorlage speichert Word automatisch in Ihrem Vorlagen-Ordner, so dass immer leicht zu finden ist.

Schreiben Sie nun Ihren Text. Überall da, wo variable Angaben erforderlich sind, setzen Sie Formularfelder ein. Wenn alles fertig ist, kann Ihr Text zum Beispiel so aussehen:

Formularfelder einfügen

Schalten Sie die Symbolleiste "Formular" ein. Wählen Sie hierzu aus dem Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten" und "Formular".

In dieser Symbolleiste bietet Ihnen Word an:

Textformularfeld
Kontrollkästchen
Dropdown-Formularfeld

In diesem Beispiel haben wir ein Dropdown-Formularfeld für die Anrede eingefügt:

Ein Doppelklick bringt Sie zu den Einstellungen für das Feld, wo Sie die einzelnen Elemente für Ihre Liste eintragen:

Dann folgt eine Leertaste und ein Textfeld, damit bei Auswahl von "Herr" oder "Frau" der Name und das Komma ergänzt werden können.

Im ersten Satz gibt es ebenfalls ein Textfeld, aber bei den Optionen stellen Sie gleich den Typ "Datum" ein:

Die möglichen Gründe dafür, warum wir um Geduld bitten müssen, stellen wir ebenfalls in einer Dropdown-Liste zur Verfügung:

Die Anzahl der Wochen bis zur Nachlieferung ist in ein Textfeld vom Typ "Zahl" einzugeben:

Vorlage testen

Bevor Sie nun Ihre neue "Spezialvorlage" speichern, testen Sie die Funktion. Dazu wählen Sie die Schaltfläche "Formular schützen" aus der
Formular-Symbolleiste. Das erste enthaltene Formular-Feld ist automatisch aktiv.

Mit der Tabulator-Taste oder mit den Cursor-Pfeiltasten springen Sie von Feld zu Feld. Die Auswahl aus einem Dropdown-Menü (Liste) funktioniert mit der Maus oder auch per Tastenkombination Alt + Cursor Pfeil (oben / unten) und Bestätigung mit der Zeilenschaltung:

Wenn Sie feststellen, dass noch Änderungen an diesem Formular notwendig sind, heben Sie wieder mit der Schaltfläche "Formular schützen" den Schutz auf. Dann können Sie beliebige Änderungen vornehmen.

Das "Radiergummi"-Symbol entfernt Feldinhalte bzw. setzt die Felder wieder auf einen eventuellen Standardwert zurück.

Wenn das Formular fertig ist, speichern Sie es mit zurückgesetzten Feldern und geschützt ab.

Formular mit Kennwort schützen

Wenn Sie Ihr Formular auch anderen Anwendern zur Verfügung stellen wollen - zum Beispiel in einem Arbeitsgruppen-Verzeichnis, dann können Sie den Formularschutz mit einem Passwort sicherer machen.

Dazu wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Befehl "Dokument schützen" und vergeben ein Kennwort, dass Sie wiederholen müssen:

Notieren Sie dieses Kennwort, damit es nicht vergessen wird und Sie das Formular später einmal ändern können - zum Beispiel, um von Zeit zu Zeit den enthaltenen Text zu "modernisieren".

Ruhige Zeiten nutzen: Organisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit "Fertig-Vorlagen" für den Geschäftsalltag!