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Direkte Formatierung -
Formatvorlagen
(Auf Wunsch vieler Leser finden Sie in diesem Rezept wieder Bilder, die aus Word 2000 stammen. Bei Word XP - oder der älteren Version 97 - kann es kleine Abweichungen geben.)
Formatvorlagen
Formatvorlagen vereinfachen und beschleunigen die Gestaltung - besonders in langen Dokumenten und wenn Sie Wert darauf legen, dass Ihre Schriftstücke immer ein einheitliches Aussehen erhalten.

Viele Anwender formatieren aber mit Hilfe der Befehle aus dem Format-Menü oder per Schaltfläche. Dabei markieren Sie Zeichen, Absätze oder ganze Textpassagen im Dokument und wählen eine andere Schriftart, -schnitt und Effekte. Diese Art der "harten" Gestaltung, die also nicht mit Hilfe von Formatvorlagen geschieht, nennt Word "direkte Formatierung".
Sie wollen "Fremddokumente" weiterverarbeiten?
Direkte Formatierungen können zu Problemen und viel Arbeitsaufwand führen. Wenn Sie zum Beispiel einen langen Text, den Sie von einem Kollegen erhalten, innerhalb eines eigenen Dokumentes weiter verarbeiten wollen: Der Kollege hat, statt Formatvorlagen anzupassen, für das gesamte Dokument die Schriftart und -größe verändert, die Überschriften direkt unterstrichen oder fett gesetzt, Abstände durch Leerzeilen erzeugt, die Seitenwechsel selbst gesteuert und andere direkte Formatierungen angewendet, um zum Beispiel Eigennamen immer hervorzuheben, Arbeitsschritte farbig zu kennzeichnen und vieles mehr. Noch schlimmer: Auch sein Text ist bereits aus mehreren anderen Quellen zusammengefügt worden, und enthält Absätze, die einmal auf der Basis veralteter Formatvorlagen entstanden.
Was tun?
Sie selbst haben in Ihrem Dokument, das wir jetzt "Zieldokument" nennen, für alle wiederkehrenden Gestaltungselemente eigene Formatvorlagen entwickelt. Damit genießen Sie nämlich mehrere Vorteile:
  • Eine Formatvorlage für Absätze speichert alle Einstellungen: Zeichen- und Absatzformate, Tabulatorpositionen, Rahmen…
  • Wenn Sie sich einmal entscheiden, die Formatierung eines häufig wiederkehrenden Elements zu ändern, müssen Sie lediglich die Formatvorlage anpassen. Den Rest übernimmt Word automatisch. An allen Stellen im Dokument, wo diese Formatvorlage angewendet wurde, wird Ihre Änderung wirksam.
  • Formatvorlagen können auch per Tastaturkürzel, das Sie selbst bestimmen, aktiviert werden. Das beschleunigt die Arbeit an einem langen Dokument, wie zum Beispiel im umfangreichen Angebot, Bericht oder in der technischen Dokumentation erheblich.
Welche Hilfen bietet Word?
Um den vom Kollegen übernommenen, vielfach direkt formatierten Text, in Ihrem Zieldokument einzubinden und dabei konsequent Ihre eigenen Formatvorlagen anwenden zu können, bietet Word ein paar Hilfen an.

Zunächst: Verschaffen Sie sich Überblick.
Welche Formatierungen stecken hinter dem Quelltext des Kollegen?
Wenn sich der Cursor innerhalb eines Absatzes befindet, sehen Sie in Ihrer Symbolleiste Format, welche Formatvorlage dieser Absatz hat:



Um herauszufinden, was der Kollege zusätzlich zu den Formatvorlagenelementen selbst direkt formatiert hat, gibt es eine einfache Möglichkeit:
  1. Sie drücken die Tastenkombination Shift + F1 (Direkthilfe)
  2. Sie klicken mit der rechten Maustaste in den Absatz.
  3. Word zeigt Ihnen, welche Formatierungselemente zur Formatvorlage gehören, und ob und welche direkten Formatierungen angewendet wurden:


Das funktioniert auch bei anderen Elementen: Word zeigt bei Grafiken die Einstellungen, die Sie zum Beispiel zur Skalierung gemacht haben.

(Um die Formatierungsanzeige, bzw. die Direkthilfe wieder abzuschalten, drücken Sie die Taste Esc.)

Direkte Formatierungen finden und ersetzen
Nachdem Sie den Quelltext Ihres in Word nicht so gut bewanderten Kollegen genau angesehen haben, entschließen Sie sich vielleicht, seine harten Formatierungen durch Ihre Formatvorlagen-Formatierung zu ersetzen. Das ist zum Beispiel in einer Anwenderbeschreibung für Software recht sinnvoll, wenn Sie Befehlsfolgen immer mit bestimmten Schrifteffekten oder -schnitten ausstatten wollen, damit das Dokument angenehmer lesbar wird.

Ihr Kollege hat das auch getan. Aber bei ihm sind die Befehlsfolgen hart formatiert: schattiert. Diese Formatierungen wollen Sie nun durch die Gestaltung, die in Ihrer Zeichenformatvorlage "Befehl" enthalten ist, ersetzen.

Gehen Sie so vor:
  • Wählen Sie Bearbeiten/Ersetzen
  1. Stellen Sie sicher, dass im Eingabefeld "Suchen nach:" kein Text eingegeben wurde.
  2. Klicken Sie - wenn der reduzierte Dialog wie in unserer Abbildung erscheint - auf die Schaltfläche Erweitern
  3. Wählen Sie die Schaltfläche Format und stellen Sie die gesuchten Formatierungen ein (Zeichen: schattiert).
  4. Setzen Sie den Cursor in das Feld "Ersetzen durch:"
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und stellen Sie Ihre Zielformatierung ein (Formatvorlage: Befehl).
  6. Wählen Sie die Schaltfläche Alle Ersetzen.
  7. (Die gemachten Formateinstellungen werden jeweils unter dem Texteingabefeld "Suchen nach":/"Ersetzen durch:" angezeigt.)

Achtung:
Word speichert diese Einstellungen. Wenn Sie beim nächsten Mal keine Formatierung, eine andere Formatierung oder einen Text suchen wollen, dann müssen Sie unten im erweiterten Dialog die Schaltfläche "Keine Formatierung" anklicken - sonst kann es Ihnen passieren, dass Word einen Suchbegriff nicht findet.
Tipp:
In Unternehmen, wo an mehreren Arbeitsplätzen verteilt Texte entstehen, die möglicherweise später in einem einzigen Zieldokument zusammenzufassen sind, muss das Thema "Formatvorlagen" Inhalt einer Schulung werden.

Zusätzlich oder alternativ sollten Dokumentvorlagen (Templates) entwickelt und verteilt werden, die für das Unternehmen einheitliche Formatvorlagen (Styles) enthalten und allen getroffenen Layout- und Stilvereinbarungen entsprechen. Selbst wenn sich dann später einmal das Corporate Design und damit die Geschäftspapiere ändern sollten, ist die nachträgliche Anpassung auch von "Textkonserven" kein Problem mehr.

Mehr Tipps zu Dokumentvorlagen, verschiedenen Dokumentarten und dem Aufbau eigener "Corporate Templates" bekommen Sie auch in der Rubrik "Aktuelles" bei www.korrespondenzmanager.de