Aktuelle Word-Rezepte: Tipps zur Dokumentverwaltung: Formatvorlagen

Karin Schmitt TeleProjekte

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Aktuelles Word-Rezept: Tipps zur Dokumentverwaltung

Formatvorlagen - Einführung

Mit Vorlagen Zeit sparen und Monotonie vermeiden

Was sind Vorlagen?

Nicht verwechseln: Dokument- und Formatvorlagen.

Dokumentvorlagen sind Dateien (mit der Erweiterung .dot), auf deren Basis beliebig neue Dokumente erstellt werden können. Diese Vorlagen enthalten alle Elemente, die Sie in dem neu zu erstellenden Dokument benötigen.

Beispiel - Vorlage für den Brief: In der Briefvorlage sind Ihr Logo, Absender-, unternehmensrechtliche und Kommunikationsangaben sowie alle weiteren Festtexte, die in jedem Briefdokument enthalten sein müssen, bereits fertig an der jeweils richtigen Position eingesetzt. Zudem können Sie in die Vorlage weitere Elemente aufnehmen: z. B. spezifische Textbausteine (Autotexte), die Sie nur für die Verwendung im Brief benötigen, Makros, die bestimmte Aktionen im Brief automatisieren sollen (zum Beispiel den Druck einmal als Original, und einmal mit dem Aufdruck "Duplikat" und einem internen Verteilervermerk) und natürlich spezielle Briefformatvorlagen und auch die Kopf- und Fußzeilengestaltung für das Deckblatt und die Folgeseiten, eigene Symbolleisten und Tastaturbelegungen.

Formatvorlagen sind also Elemente einer Dokumentvorlage. Es gibt Formatvorlagen, die global zur Verfügung stehen, und vorlagenspezifische Formatvorlagen. Das ist wichtig, da Sie in der Regel verschiedene Dokumentarten erstellen: Briefe, Protokolle, Berichte, Gutachten, Dokumentationen. Eine Überschrift im Bericht wird zum Beispiel mit einer Gliederungsnummerierung versehen, Überschriften im Brief nur durch Fettdruck hervorgehoben.

In einem langen Dokument - zum Beispiel im Bericht oder Gutachten - ist es besonders wichtig, einheitlich zu formatieren. Die Abstände zwischen den Absätzen, zwischen einer Hauptüberschrift und dem nachfolgenden Text, zwischen Haupt- und Unterüberschriften und auch die Nummerierungslogik sollen im ganzen Dokument übereinstimmen. Dabei helfen Ihnen Formatvorlagen.

In den Formatvorlagen speichert Word alle Formatierungsmerkmale von Absatztypen und auch Zeichen. Damit kann eine umfangreiche Formatierung, die manuell verschiedene Arbeitsschritte erfordert, mit einem Befehl angewendet werden.

Absatzformatvorlagen wirken sich auf den gesamten aktiven Absatz aus, Zeichenformatvorlagen nur auf ausgewählte Worte.

Globale Formatvorlagen - die Vorlagen aus der Normal.dot

Jedes neu erstellte Dokument, für das Sie nicht explizit eine bestimmte Dokumentvorlage auswählen, basiert auf der Normal.dot. Daher stehen Ihnen immer einige Standard-Formatvorlagen zur Verfügung. Sie finden diese in dem Listenfeld Formatvorlage der Symbolleiste Format. Die ausführlichere Formatvorlagenliste mit ihren Definitionen rufen Sie mit dem Befehl Format/Formatvorlage auf.

Die vorhandenen Formatvorlagen können Sie auf Ihre Bedürfnisse hin anpassen und Sie können auch die Liste der zur Verfügung stehenden Vorlagen beliebig um eigene ergänzen.

Angepasste oder ergänzte Formatvorlagen lassen sich organisieren: So ist der Austausch zwischen verschiedenen Dokumenten und Dokumentvorlagen möglich.

Eine neue Formatvorlage erstellen

Der einfachste Weg:

Formatieren Sie Text mit allen gewünschten Zeichen- bzw. Absatzmerkmalen.
Markieren Sie diesen Text. (Zum Erstellen einer Zeichenformatvorlage markieren Sie nur ein einzelnes Wort, für eine Absatzformatvorlage schließen Sie die Absatzendemarke (Zeilenschaltung) mit in die Auswahl ein.)
Öffnen Sie das Listenfeld Formatvorlage in der Symbolleiste Format.
Tippen Sie einen Namen für die Formatvorlage ein.
Drücken Sie dann Enter (Zeilenschaltung).

Diese neue Formatvorlage wird in die Liste aufgenommen und steht Ihnen in diesem Dokument jederzeit zur weiteren Verwendung zur Verfügung.

Der Weg über den Dialog Formatvorlage:

Wenn Sie mit dem Befehl Format/Formatvorlage den Dialog aufrufen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die neue Formatvorlage auch der Dokumentvorlage hinzufügen und auf diese Weise zukünftigen neuen Dokumenten zur Verfügung zu stellen.

Wählen Sie Neu.
Legen Sie bei Name fest, wie die Vorlage heißen soll.
Bestimmen Sie den Formatvorlagentyp (Absatz- oder Zeichenformatvorlage).
Wählen Sie ggf. bei basiert auf eine ähnliche Formatvorlage als Grundlage aus (darin bereits wunschgemäß definierte Eigenschaften brauchen Sie dann nicht neu festzulegen).
Formatvorlage für nächsten Absatz: Hier legen Sie fest, was passiert, wenn Sie den Absatz mit der Zeilenschaltung beenden. Sie können wählen, ob Word den nächsten Absatz automatisch mit derselben Vorlage beginnen soll, oder mit einer anderen, die Sie hier auswählen. So können Sie bei Überschriften der Ebene 1 zum Beispiel festlegen, dass immer eine Überschrift 2 folgen soll, oder dass mit der Formatvorlage Standard weiterzuschreiben ist.
Wenn Sie die neue Formatvorlage für künftige Dokumente speichern wollen, dann aktivieren Sie Zur Vorlage hinzufügen.
Automatisch aktualisieren: Das ist gut zu überlegen! Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden alle Formatänderungen, die Sie in einem Text machen, der mit der betreffenden Vorlage formatiert ist, automatisch auch an allen anderen Textstellen mit dieser Vorlage im gesamten Dokument angewendet.
Die Schaltfläche Format öffnet eine Liste aller Eigenschaften, die Sie für die Formatvorlage definieren können (das Zeichenformat, bsatzformat, Tabulatoren, Positionsrahmen, Nummerierung, Sprache und Wörterbücher. Für mehrsprachige Texte sollten Sie unbedingt Formatvorlagen verwenden: Wenn Sie eine Formatvorlage für Englisch einsetzen, verwendet Word die passenden Wörterbücher für die betreffenden Absätze automatisch.
Die Schaltfläche Tastenkombination erlaubt die Zuweisung eines Shortcuts. Das ist praktisch. Zum Beispiel sind die Tastenkombinationen Alt + 0 bis Alt + 3 den Überschriftebenen 1 bis 3 zugeordnet. Sie können zum Beispiel eine Zuordnung Alt + 0 vornehmen für die Formatvorlage "Standard".
Ihre Einstellungen für die neue Formatvorlage beenden Sie mit der Schaltfläche OK.Sie befinden sich dann wieder im Ausgangsdialog und können eine neue Formatvorlage definieren oder den Dialog schließen. Die Schaltfläche Zuweisen würde die gerade erstellte oder aktive Formatvorlage auf den aktuell ausgewählten Text im Dokument anwenden.