Aktuelle Word-Rezepte: Neu in Word XP (2)

Karin Schmitt TeleProjekte

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Aktuelle Word-Rezepte

Word-Makros als nützliche Helfer

Wozu brauchen Sie Makros?

Word bietet Makros an, um häufig benötigte Arbeitsschritte zu automatisieren. Ein Makro besteht also aus einer Folge von Word-Befehlen, die automatisch ablaufen können.

Makros können auch in Projekten zusammengefasst werden, die komplette Aufgaben erledigen - mit oder ohne Eingriffe des Benutzers.

Um solche Projekte zu verwalten, stellt Word eine Programmierumgebung zur Verfügung: Visual Basic for Applications (VBA). Obwohl diese Programmierumgebung mit jedem Word ausgeliefert wird, ist es vielen Anwendern unbekannt, wie mächtig die enthaltenen Werkzeuge sind.

Mit VBA lassen sich ganze Anwendungen automatisieren und für die Mitarbeiter einfach benutzbar machen. Für jede Anforderung, die ein Unternehmen an die Textverarbeitung stellt, kann eine flexible, komfortable und gern eingesetzte Lösung programmiert werden. Viel Schulungsaufwand wird vermieden und kostbare Arbeitszeit gespart. Die in unseren KorrespondenzManager-Vorlagen enthaltenen Programme sind ein gutes Beispiel dafür.

Schon ganz simple Makros sparen viel Zeit

Aber Sie müssen kein Programmierer sein, um zukünftig mit nützlichen Makros langweilige Routinearbeiten automatisch erledigen zu lassen.
Angenommen, jeder Bericht, den Sie schreiben, muss zunächst im Original und dann mit dem deutlich lesbaren Aufdruck "Duplikat" ausgedruckt werden. Um diese Arbeitsschritte zu automatisieren, ist gar keine Programmierung notwendig. Es reicht, die benötigten Befehle einmal der Reihe nach auszuführen und dabei die Makroaufzeichnung mitlaufen zu lassen.

Die Makroaufzeichnung eignet sich für alle Befehlsfolgen, die ohne Benutzereingriffe nacheinander automatisch ablaufen sollen. Ein weiteres Beispiel für eine ideale Makro-Aufgabe könnte immer wieder dieselbe Änderung sein, die Sie an einer großen Menge von Dokumenten vornehmen müssen. Nehmen Sie nur einmal an, Sie haben eine neue Telefonnummer erhalten und müssen diese in einer Vielzahl fertiger Musterbriefe aktualisieren.

Testen Sie den Makrorekorder

Öffnen Sie für das Duplikat-Beispiel ein vorhandenes Dokument und speichern Sie dieses unter einem neuen Namen.
Wählen Sie den Befehl Extras/Makro... und Aufzeichnen.
Geben Sie dem Makro einen Namen (zum Beispiel "Duplikat"):

Word schlägt vor, den aufgezeichneten Makro in der Normal.dot zu speichern. Das ist für unser Beispiel in Ordnung. Denn dann steht Ihnen der Makro jederzeit und in jedem Dokument zur Verfügung.
Auch für den Aufruf Ihres Makros müssen Sie sorgen. Sie können einen Makro starten, indem Sie eine neue Schaltfläche für eine Symbolleiste kreieren oder eine Tastenkombination wählen. Wir wollen den Makro auf Tastendruck ausführbar machen. Klicken Sie also auf die Schaltfläche Tastatur.
Wählen Sie eine Tastenkombination, zum Beispiel Alt + D. Sie sehen, diese Tastenkombination hat Word standardmäßig nicht in Benutzung:

Die Schaltfläche Zuordnen definiert die Tastenkombination.
Schließen Sie den Dialog. Schon ist der Makrorekorder eingeschaltet.
Sie erkennen das an dem Kassetten-Symbol am Mauszeiger und an der neuen Symbolleiste auf dem Bildschirm, mit der Sie die Aufzeichnung steuern können.

Ab jetzt läuft die Aufnahme. Alle erfolgreichen Tastatureingaben werden mitgeschnitten. Die Funktionalität der Maus ist allerdings eingeschränkt. So kann sie beispielsweise nicht zum Markieren von Textabschnitten genutzt werden.
Nun führen Sie die Befehle durch:
- Springen Sie an den Dokumentanfang (Strg + Pos1).
- Falls der Aufdruck "Duplikat" in der Kopfzeile anzubringen ist, wählen Sie den Befehl Ansicht Kopf- und Fußzeile.
- Schreiben Sie an der gewünschten Position das Wort "Duplikat".
- Schließen Sie die Kopfzeile wieder.
- ...
Wenn alle benötigten Befehl aufgezeichnet sind, wählen Sie Extras Makro... und Aufzeichnung beenden oder die entsprechende Schaltfläche der Rekorder-Symbolleiste.
Jetzt sollten Sie Ihren Makro testen. Schließen Sie Ihr Testdokument und öffnen Sie ein anderes, an dem Sie den Makro ausprobieren wollen. In unserem Beispiel starten Sie Ihren Makro mit der Tastenkombination Alt+D.

Am Besten bauen Sie sich gleich noch ein paar andere nützliche Helfer-Makros... Sinnvolle Anwendungen fallen Ihnen ganz bestimmt ein.
Wenn Sie für Ihre Arbeit Dokumentvorlagen einsetzen, können Sie Makros direkt in diesen Vorlagen speichern. In die Normal.dot gehören nur Makros, die Sie auch tatsächlich in jedem Dokument benötigen könnten.