Aktuelle Word-Rezepte: Rückenschilder für Ordner erstellen

Karin Schmitt TeleProjekte

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Aktuelle Word-Rezepte

Rückenschilder für Ordner erstellen

Einer meiner Rezeptleser hat einen Wunsch:

Zunächst: In Word XP gibt es für den Etikettendruck sehr viele fertig eingerichtete Vorlagen. Sie alle gehen von Etiketten aus, die auf Trägerpapier haften oder in verschiedenen Abmessungen perforiert/vorgestanzt einzeln abtrennbar sind. Sie können mit Word beschriftet und auf dem Bürodrucker ausgedruckt werden. Die vorhandenen, fertig eingerichteten Formate mit den Herstellerangaben finden Sie, wenn Sie den Befehl "Extras - Briefe und Sendungen" und dann "Umschläge und Etiketten" wählen.

Ein Klick auf die Schaltfläche "Optionen" zeigt verschiedene Hersteller und ihre Formate:

Formatauswahl

Selbst eine Vorlage einrichten

Wenn Sie nicht mit (teuren) Etiketten arbeiten, sondern auf normales Papier drucken und ausschneiden wollen, oder Sie die benötigten Formate bei den vorhandenen Etiketten-Vorlagen nicht finden, dann machen Sie sich selbst an die Arbeit. Es ist einfacher, als dieses (lange) Word-Rezept vermuten lässt. Sie holen sich ein neues, leeres Dokument und speichern es am besten gleich als Vorlage - mit einem "sprechenden" Namen, so dass Sie sie auch nächstes Jahr, wenn es neue Ordner zu beschriften gibt, einfach wiederfinden.

Seiteneinrichtung

Das Nachmessen mit dem Lineal verrät:

Der "normale" Ordner hat ein Rückenschild mit 5,5 cm Breite
Beim schmalen Ordner misst das Schild 3,0 cm.
Beide sind 19 cm hoch.
Das DIN A 4-Blatt ist 21,0 cm hoch und 29,7 cm breit.

Wenn wir im Querformat drucken, passen also 5 breite Rückenschilder (=27,5 cm) nebeneinander und es bleibt noch Platz für einen Rand, so dass bei den meisten Druckern keine Fehlermeldung kommen sollte.

Um die Seiteneinrichtung für 5 nebeneinander angeordnete Rückenschilder vorzunehmen, wählen Sie den Befehl "Datei - Seite einrichten" und machen folgende Einstellungen:

Oben: 1 cm
Unten: 1 cm
Links: 1 cm
Rechts: 1 cm
Orientierung: Querformat

Tabelle für Etiketten einrichten

Nun wählen Sie den Befehl "Tabelle - Tabelle einfügen".

Tabelleneinrichtung

Während der Cursor in der Tabelle steht, wählen Sie den Befehl "Tabelle - Eigenschaften" und deaktivieren in der Registerkarte "Tabelle" das Kontrollkästchen für die automatische Größenänderung:

Sonst kann es nämlich passieren, dass Word Ihre Tabellenspalten nicht nach der tatsächlich benötigten Breite der Rückenschilder sondern nach dem Text einrichtet, den Sie später eingeben.

In der Registerkarte "Zeile" setzen Sie die Zeilenhöhe auf genau 18 cm:

Tabelle Zeilenhöhe

Die Zeilenhöhe setzen wir einen Zentimeter geringer, als die tatsächlich benötigte Höhe. Denn oben und unten gibt es jeweils einen Rand von 1 cm. Beim Zuschneiden brauchen wir in diesem Beispiel also nur unten die Schere anzusetzen, den oberen Rand lassen wir als zum Schild gehörend stehen. So müssen wir nicht darauf achten, nicht bis an die Schild-Oberkante heran zu beschriften.

Rahmen-Linien

Als Hilfslinien zum Schreiben lassen wir die benötigten Rahmenlinien stehen. Den oberen Rahmen entfernen wir. Dazu markieren Sie die gesamte Tabelle (z. B. per Mausklick links außerhalb der äußersten Rahmenlinie) und wählen den Befehl "Format - Rahmen und Schattierung". Ein Klick in der Rahmenvorschau auf die obere horizontale Rahmenlinie entfernt den oberen Rahmen:

Rahmenlinie oben

Formatieren

Nun markieren Sie die Tabellen-Spalten, um Formatierungen festzulegen, die für alle Etiketten gelten sollen. Dazu positionieren Sie den Mauszeiger oberhalb der ersten Spalte - sobald er die Form ieines kleinen, dicken senkrechten Pfeils annimmt, ziehen Sie diesen über alle fünf Spalten nach rechts. Dann wählen Sie z. B. aus der Symbolleiste Format die Schaltfläche "Zentriert" und stellen Schriftart und -größe ein (wenn Sie nicht Formatvorlagen hierfür definieren wollen).

Corporate Design im Aktenregal

Wenn Ihre Rückenschilder ein Logo enthalten sollen, dann fügen Sie es ein. So sehen zum Beispiel die Rückenschilder aus, die ich jetzt während des Schreibens dieses Wordrezeptes für mein Büro entworfen habe (Ausschnitt aus der Seitenansicht):

Vorlage speichern

Bevor Sie nun die aktuell benötigten Rückenschilder beschriften, vergessen Sie nicht Ihre Vorlage zu speichern: mit allen Einstellungen, die Sie immer benötigen. Bei Aufruf der Vorlage können Sie dann für jeden Ordner individuell Texte und Farben einsetzen, bleiben aber im einmal festgelegten Grunddesign.

Festtexte, die Sie gleich mit in der Vorlage berücksichtigen wollen, können Sie per "Drag & Drop" (Ziehen mit der Maus, bei gedrückter Strg-Taste) einfach von einem Etikett - einer Tabellen-Zelle - zur anderen kopieren. Hilfreich ist es, beim Einrichten der Schilder Sonderzeichen sichtbar zu machen (Extras - Optionen, Registerkarte "Ansicht" - Formatierungszeichen "alle").

Weitere Funktionen

Wenn Sie viel Schriftverkehr haben, viele Dokumente ordnen und ablegen müssen, und daher Ihre Vorlage für Ordner-Rückenschilder häufig benötigt wird, versuchen Sie doch, sie richtig komfortabel zu machen: zum Beispiel mit Formularfeldern zur Eingabe. Wenn Sie VBA kennen, die Programmiersprache in Ihrem Word, schreiben Sie vielleicht sogar einen kleinen Makro mit Benutzerdialog, der alle Abstände richtig einhält, zwischen verschiedenen Schriftarten und -größen umschaltet und automatisch - je nach Gruppenzugehörigkeit - Farben wählen kann - und vieles mehr.